Vacature: VRIJWILLIGER OFFICEMANAGEMENT

Vacature: VRIJWILLIGER OFFICEMANAGEMENT

Humanitas Zoetermeer zoekt een enthousiaste vrijwilliger met organisatietalent en enige administratieve ervaring en/of affiniteit ermee.

Als vrijwilliger officemanagement ben je verantwoordelijk voor organisatorische en administratieve taken voor de afdeling Humanitas Zoetermeer. Je bent de schakel tussen het bestuur en de diverse activiteiten binnen de afdeling Zoetermeer en draagt er zorg voor dat administratieve en organisatorische werkzaamheden soepel en efficiënt verlopen. Je fungeert daarbij als rechterhand van zowel het bestuur als de coördinatoren.

De functie omhelst de volgende taken:

afhandeling inkomende en uitgaande communicatie

  • voicemail van de afdeling afluisteren en verzoeken (laten) opvolgen

  • verzorgen van groepsmailings en vastleggen van reacties

  • mapjes maken voor nieuwe vrijwilligers

  • algemene ondersteunende communicatietaken

het bieden van facilitaire ondersteuning

  • printen visitekaartjes voor bestuur en coördinatoren

  • inkoop voor kantoorspullen (papier, inktcartridges, flipoverpapier, koffie, etc.)

  • (af en toe) etiketten printen voor mailings aan vrijwilligers

  • digitale agenda vergaderzaal beheren

het fungeren als aanspreekpunt intern/extern

  • intervisie-/themabijeenkomsten helpen organiseren

  • presentatiematerialen helpen voorbereiden

  • werkbezoeken aan de afdeling (bijv. raadsleden) helpen voorbereiden

het beheren van gegevens / bestanden / archieven

  • bijhouden overzicht van bestuursleden en coördinatoren

  • bijhouden overzicht van vrijwilligers, leden, relaties en fracties in de raad

  • lijst met privégegevens bestuur en coördinatoren bijhouden (adressen en verjaardagen)

  • rooster bestuur bijhouden met start- en einddata

  • bijhouden lijst met tags voor toegang kantoor Croesinckplein

  • bijhouden lijst van mobiele telefoons coördinatoren

  • bijwerken gegevens bestuur in HRS-systeem

  • scannen en in HRS-systeem vastleggen van toestemming opname persoonsgegevens (voor activiteit Steun bij Verlies)

Geïnteresseerd?
Spreekt dit vrijwilligerswerk je aan en heb je 2-3 uur per week beschikbaar om het verschil te helpen maken? Neem dan contact op met voorzitter Marleen Teunissen (marleenteunissen@ziggo.nl) of Paul Janssen (paulfhjanssen@ziggo.nl) voor een eerste kennismaking.

Terug naar overzicht